各单位：

为做好2024年度归档材料的移交工作，现根据《关于做好2024年度归档文件整理工作的通知》（四档发[2025]2号）文件要求，将有关事项通知如下：

一、综合档案的移交工作

1. 按照应归尽归原则，归档单位（含学院）依据《归档范围与保管期限表》（//m.carpet-patch.com/dag/gdzn/gdfw.htm）整理本单位的归档材料。

2. 归档单位按照《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》对归档材料进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《吉林师范大学综合档案归档文件目录》（//m.carpet-patch.com/dag/info/1029/1506.htm），业务咨询电话：3292071。

3. 归档单位将电子版的归档材料和《归档文件目录》移交给档案馆进行立卷检查：

3.1 党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔老师。

3.2 教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈老师。

4.档案馆检查合格后，归档单位按照《DA/T 18-2022 档案著录规则》著录归档材料的相关信息，填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。

5.归档单位按照《扫描时间表》到档案馆扫描纸质档案，相关要求详见《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》。

6.电子档案验收合格后，归档单位按照《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案，移交档案馆进行装订检查。

7.档案馆检查合格后，归档单位打印《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

8.本研一体化管理后，原由学生工作处和研究生工作处移交的归档材料，现由各学院移交。包括但不限于学籍表、毕业生合影照片及底片等归档材料。

二、人事档案的移交工作

1. 归档单位按照《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》收集年度归档的人事档案材料。

1.1 归档材料应为原件；毕业证书、学位证书等需用复印件存档的材料，必须注明复制于原件，复制人（非本人）和复制时间，加盖人力资源处公章。

1.2 归档单位负责审查归档材料，确保归档材料真实准确、完整规范。

2. 归档单位按照《干部人事档案的归档材料及分类顺序》填写《教职工人事档案归档文件目录》（电子稿），移交人事档案部进行检查。检查人为徐老师，业务咨询电话：3296499。

2.1《干部人事档案的归档材料及分类顺序》详见：//m.carpet-patch.com/dag/info/1025/1359.htm

2.2《教职工人事档案归档文件目录》下载地址：//m.carpet-patch.com/dag/info/1029/1233.htm

2.3 新入职教师的归档材料填写归档文件目录中《新入库人员EXCEL表》（一人一表）。

2.4 在编教师的归档材料填写归档文件目录中的《已入库人员EXCEL表》。

3. 档案馆对归档文件进行检查（先检查电子目录、再检查纸质档案）。对不应归档的材料，退回归档单位；对缺少公章、签字、时间等不完整规范的归档材料，退回归档单位补全后接收。

4. 检查合格后，归档单位移交纸质档案并打印《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

5. 归档单位对纸质档案进行扫描加工。

5.1 档案馆对归档材料进行编目，并把人事档案目录导入《干部人事档案管理系统》。

5.2 归档单位对已编目的纸质档案进行扫描和修图，按照目录挂接扫描的图像。

5.3 档案馆对挂接的图像进行质检；质检合格后，双方签字（加工人、分管档案工作领导和质检员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

6. 档案馆对纸质档案进行打孔、更新目录、装入人事档案。

三、学生档案的移交工作

1.在校生的归档材料移交工作

1.1 由学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条（//m.carpet-patch.com/dag/info/1045/1243.htm）整理和分类归档材料，确保签章、时间等要素齐全，于每学期初各归档一次（含团员档案）；档案馆不接收个人移交的归档材料。

1.2 学院按说明填写《吉林师范大学学生档案归档材料移交清单》，把电子版移交档案馆进行检查。检查人为康老师，业务咨询电话：3296499。

1.3《吉林师范大学学生档案归档材料移交清单》下载地址：//m.carpet-patch.com/dag/info/1029/1229.htm

1.4 档案馆检查合格后，归档单位移交纸质档案并打印《移交清单》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

1.5 一式两份的归档材料，一份存入学生档案、另一份存入教学档案。

2. 新生档案的移交工作

2.1 新生取得学籍后，学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条第一款收集“入学材料”，装入档案馆印制的档案袋，在档案袋上如实填写学生的基本信息。

2.2 按照实体档案填写《移交清单》，确保档案目录与实体档案完全一致、签章和时间等要素齐全。

2.3 本科生的入学材料一般包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。

2.4 免费师范生（含优师计划）的培养协议作为入学材料与新生档案一并移交。

2.5 研究生的入学材料除个人档案的原始材料外，还应包括报考攻读硕（博）士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕（博）士学位研究生登记表等报考材料。

2.6 入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。

2.7 团员和党员的学生档案，待学校接收组织关系并录入管理系统后再移交。

2.8 归档的党团材料排列顺序：①入团材料在入党材料前；②《入团志愿书》在前，其他入团材料按时间排序；③《入党志愿书》在前，其他入党材料按时间排序。

2.9 经过鉴别，不应归档的材料由学院视情况处理（一般退还形成材料的单位）。

2.10 档案材料缺失的，由学院会同职能部门联系原档案保管单位或档案形成单位进行补充。无法补充的档案材料，由学院出具“情况说明”，经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。

2.11 新生档案的移交手续与在校生相同。移交时，档案馆对新生档案进行抽查，若发现档案目录与纸质档案不一致，交由学院全员复核。

四、兼职档案员要提前做好档案移交准备工作，同步移交纸质档案和电子档案及电子档案元数据。

附：2024年度综合档案扫描时间表

档案馆

2025年4月15日